Ask Panchayat - Q&A Hub For Panchayat Services

eGramSwaraj-ൽ NACK ePO കൈകാര്യം ചെയ്യാനുള്ള പുതിയ സൗകര്യം eGramSwaraj-ൽ NACK ePO കൈകാര്യം ചെയ്യാനുള്ള പുതിയ സൗകര്യം eGramSwaraj പോർട്ടലിൽ NACK (Negative Acknowledgement) ലഭിക്കുന്ന ഇലക്ട്രോണിക് പേയ്മെന്റ് ഓർഡറുകൾ (ePO) കാര്യക്ഷമമായി കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനായി പുതിയ സൗകര്യം അവതരിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു. ഇതിലൂടെ ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് (PRI) തലത്തിലുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥരും സംസ്ഥാന തലത്തിലുള്ള ഉപയോക്താക്കളും ഏകീകൃതമായ രീതിയിൽ ഇത്തരം കേസുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ സാധിക്കും. 📄 സമ്പൂർണ്ണ മാർഗ്ഗനിർദേശങ്ങൾക്ക്: NACK ePO SOP PDF ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക പ്രധാന ഘട്ടങ്ങൾ 1️⃣ GP Maker Login GP Maker ആയി ലോഗിൻ ചെയ്യുക. DSC Management-ലേക്ക് പോകുക. സാമ്പത്തിക വർഷവും ഫയൽ നാമവും നൽകി "Get Report" ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഗ്രാമപഞ്ചായത്തിന്റെ ബാങ്ക് പാസ്‌ബുക്ക് സ്കാൻ ചെയ്ത്, ആവശ്യമായ കുറിപ്പുകളോടെ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുക. ബാങ്ക് ലെറ്റർഹെഡിൽ പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന ഫയൽ നാമം ചേർക്കുക. 2️⃣ State Login State login ഉപയോഗിച്ച് ലോഗിൻ ചെയ്യുക. DSC Management-ൽ പ്രവേശിക്കുക. സാമ്പത്തിക വർഷവും ഫയൽ നാമവും നൽകി "Get Report...

🔰 സഹായ ഹസ്തം 2025–26: അപേക്ഷ ക്ഷണിച്ചു വനിത ശിശുവികസന വകുപ്പിന്റെ നേതൃത്വത്തില്‍ സാമ്പത്തികമായി പിന്നോക്കം നില്‍ക്കുന്ന വിധവകള്‍ക്ക് സ്വയം തൊഴില്‍ ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ധനസഹായ പദ്ധതി ആയ സഹായ ഹസ്തം 2025–26 ല്‍ ഓൺലൈനായി അപേക്ഷിക്കാം. പദ്ധതി ഒറ്റയ്‌ക്കോ ഗ്രൂപ്പായോ നടത്താം. അപേക്ഷകള്‍ ഒക്ടോബര്‍ 1ന് മുമ്പായി സമര്‍പ്പിക്കേണ്ടതാണ്. അധിക വിവരങ്ങള്‍ക്കും അപേക്ഷയ്ക്കും സന്ദര്‍ശിക്കുക: www.schemes.wcd.kerala.gov.in ✅ ഈ പദ്ധതി വിധവകള്‍ക്ക് ജീവിതം മുന്നോട്ട് കൊണ്ടുപോകാന്‍ ആവശ്യമായ സാമ്പത്തിക പിന്തുണ നല്‍കുന്നു.

🌷🌷🌷🌷🌷🌷🌷🌷 അക്കൗണ്ടന്റ്മാരുടെ ശ്രദ്ധക്ക് MGNREGS കരാർ ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പളത്തിൽ നിന്നും EPF വിഹിതം റിക്കവറി ചെയ്ത് അടവാക്കുന്നതിന് KSMART-ൽ ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങൾ ആവശ്യമായ തുക MGNREGS Advance ഹെഡിൽ Budget Outflow-ൽ ഉണ്ടെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുക. Advance ഹെഡിൽ Payment രേഖപ്പെടുത്തുമ്പോൾ, EPF Employee Share (ജീവനക്കാരന്റെ ശമ്പളത്തിൽ നിന്ന് പിടിക്കുന്നതും) + Employer Share ചേർത്ത ആകെ തുക Claim ചെയ്യുക. ഉദാഹരണം: ₹25,000 ശമ്പളമുള്ള ജീവനക്കാരനിൽ EPF Employee Share ₹1,800 ആണെങ്കിൽ, Employer Share ₹1,950 കൂടി ചേർത്തു claim ചെയ്യണം. Total: ₹25,000 + ₹1,950 = ₹26,950 ആകെ ₹26,950 രൂപക്ക് NREGA Advance ഹെഡിൽ Claim ചെയ്യുക. Beneficiary ആയി 2 പേരെ ചേർക്കുക: 1️⃣ ജീവനക്കാരന് ₹23,200 (25,000 - 1,800) 2️⃣ സെക്രടറിയ്ക്ക് ₹3,750 (1,800 + 1,950) Payment ചെയ്യുമ്പോൾ, സെക്രടറിയുടെ ₹3,750 Net Banking Enabled Account (മിക്കവാറും NREGS അക്കൗണ്ടാകും) വഴി അടക്കുക. ജീവ...

📌 Building Permit Updates 📌 ✅ Occupancy Completion - Fee Details View Option Enabled 🟢 A new accordion titled Permit Fee has been added to the Occupancy Completion application across all logins: Licensee Citizen Operator Enquiry Officer Verifier Approver 🟢 In the Licensee login , while preparing the Occupancy Completion application, the system displays fee details based on the entered built-up area. 🟢 If any excess built-up area is detected, a regularization fee will be displayed. Otherwise, the amount shown will be 0. 🟢 Even though this feature is added to all logins, only Approvers can generate the demand if excess area is found. 🔁 This update ensures transparency in permit fee calculations for all stakeholders.

📘 KSMART Finance – Budget Entry Process PDF This downloadable PDF guide will help Panchayat implementing officers , accountants , and planning clerks understand the correct step-by-step procedure for entering the budget into the KSMART system. ✅ Covers entry for development and non-development budgets ✅ Helps avoid common errors in module usage ✅ Updated as per the latest financial year instructions 📥 Download the guide here: 🔗 Click to Download – KSMART Budget Entry Process (PDF) 💡 Ensure all budget entries are finalized within the deadline to avoid approval delays from DPC/LSGD.

📄 Finance Department: Paperless Bill System for Non-Salary HR Claims via SPARK (TR-59C Format) G.O.(P) No. 44/2025/FIN | Date: 09-04-2025 | Government of Kerala The Kerala Finance Department has extended the paperless bill submission system to include all Non-Salary HR claims and pay & allowance/arrear claims generated through SPARK in TR-59(C) format. ✅ Enabled with document upload facility ✅ Pilot implementation started in April 2025 (Finance & Treasury departments) ✅ Complete rollout across all departments by July 2025 Treasury officers are instructed to guide DDOs for paperless bill submission and report implementation progress within 2 months. 📥 Download the full Government Order: 🔗 Click here to view/download G.O.(P) No. 44/2025/FIN (PDF) 📌 Related Orders: GO(P) No. 135/2019/Fin dated 04/10/2019 GO(P) No. 96/2020/Fin dated 23/07/2020 GO(P) No. 106/2020/Fin dated 15/08/2020 ...

📌📌 KSMART Building Permit - New Update Provision for issuing permits by Local Self Government Institutions for residential buildings up to 300 m² in CRZ II, CRZ IIIA, and CRZ IIIB areas. 🧾 While submitting the Self-Certified Permit Application: If CRZ clearance is required, it must be declared during application preparation. Login as a Licensee → Go to the 6th accordion section → NOC Details . In Applicable NOC , select ✅ Kerala Coastal Zone Management Authority [KCZMA] . Click Next , then in the Status dropdown, select ✅ Not Initiated . Enter all required CRZ-related details. After verifying all data, Licensee and Owner must provide OTP verification to authorize and then Submit the application. After submission, a second application for CRZ clearance will be automatically generated and submitted in the system. (1st Application: Self-Certified Permit, 2nd Application: CRZ Clearance Request) 🏛️ Local Body Processi...

🔄 Update Regarding KSMART: Employee Transfer Process This update explains the detailed process of handling employee transfers in local government institutions using the KSMART system. It is based on the video tutorial published on YouTube and outlines the steps for secretaries, implementing officers, and allied institution staff. 📺 Watch Full Video: Click here to view on YouTube 🧾 Secretary Transfer Procedure Log in with the outgoing secretary’s KSMART account. Navigate to HRMS > Employee Management . Use Relieve Administrator option. Enter transfer order number, date, and select transfer as reason. Enter the PEN/GPEN of the incoming secretary or staff taking charge temporarily. OTP will be sent to the new officer’s registered mobile. Enter and submit. New secretary can now log in and see post mapped under their PEN. 👷 Implementing Officer Transfer Inform the panchayat about new officer details: name, design...

💡 BiMS/SPARK/TSB/LSGD Payment Beneficiary Account Correction If an account number or IFSC error causes a payment to be returned, account correction must be completed within 30 days of bill approval . After this period, the amount is credited back to the Parent Budget Head . New bill submission will only be possible after new allotment is received. 🔎 Check Payment Status First: BiMS - DDO Admin → Left Side Tab → Bills → Reconciliation → Select SPARK/BiMS/LSGD tab → Enter e-submit date → Click "View" → Click 💳 icon in "Credit Status" column to check. 🔁 Correction Procedures by Type: 1) BiMS Bill: BiMS Clerk (DDO login): Beneficiary Account → Beneficiary Account Correction → Edit Account Number & IFSC BiMS Officer (DDO Admin): Beneficiary Account → Approval 2) TSB Cheque via BiMS: BiMS Clerk: TSB → TSB Account Correction → Edit Account Number / IFSC BiMS Officer: TSB → Account...

📢 പെൻഷൻ മസ്റ്ററിങ് ഇന്ന് മുതൽ ഈ വർഷത്തെ സാമൂഹ്യസുരക്ഷാ - ക്ഷേമനിധി പെൻഷൻ മസ്റ്ററിങ് 2025 ജൂൺ 25 മുതൽ അക്ഷയ കേന്ദ്രങ്ങളിൽ ആരംഭിക്കും. 2024 ഡിസംബർ 31 ന് മുമ്പ് പെൻഷൻ അനുവദിക്കപ്പെട്ട മുഴുവൻ ഗുണഭോക്താക്കളും നിർബന്ധമായും മസ്റ്ററിങ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്. ഇല്ലാത്ത പക്ഷം പെൻഷൻ വിതരണം തടസ്സപ്പെടും . അവസാന തീയതി: 2025 ഓഗസ്റ്റ് 24 മസ്റ്ററിങ് ചെയ്യാവുന്നത്: അക്ഷയ കേന്ദ്രങ്ങളിലൂടെയാണ് മാത്രം.

♻️ ഉറവിടത്തിൽ നിന്നുള്ള മാലിന്യവ്യവസ്ഥ വീടായാലും സ്ഥാപനങ്ങളായാലും ഖരമാലിന്യങ്ങളെ ജൈവ - അജൈവ മാലിന്യങ്ങളായി ഉറവിടങ്ങളിൽ നിന്ന് തന്നെ തരം തിരിക്കുക. ജൈവ മാലിന്യങ്ങൾ കഴിവതും രൂപപ്പെടുന്ന സ്ഥലങ്ങളിൽ തന്നെ ബയോബിൻ പോലെയുള്ള സംവിധാനങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് സംസ്കരിക്കുക. ഉറവിട മാലിന്യസംസ്കരണം സാധ്യമല്ലെങ്കിൽ സാമൂഹ്യധിഷ്ഠിത മാലിന്യസംസ്കരണ സംവിധാനങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുക. അജൈവ മാലിന്യങ്ങൾ ശാസ്ത്രീയമായി സംസ്കരിക്കാൻ ഹരിതകർമ്മസേന യ്‌ക്കോ മറ്റ് അംഗീകൃത ഏജൻസികൾക്കോ കൈമാറുക.

📢 PFMS Integration for CFC Fund Utilisation in Panchayats To ensure transparency and effective use of Central Finance Commission (CFC) grants by Panchayats, the Ministry of Panchayati Raj has mandated the integration of eGramSwaraj with PFMS (Public Financial Management System) through the eGSPI interface. Key payment protocol guidelines for stakeholders (eGramSwaraj, PFMS, empanelled banks, and end users) are: DSC Registration: All PRIs must register Digital Signature Certificates (DSC) for their Maker and Checker roles in eGramSwaraj and obtain approval from the higher authority. DSC Specifications: Grade 2 or above DSCs with signing and encryption features are required for both Maker and Checker. Account Booking: PRIs must: Close the 2019-20 Yearbook Close the Month Book for April 2020 Close the Day Books for May 2020 up to the current date Only after this, real-ti...

📍 What is DigiPIN? — Explained DigiPIN is a digital PIN code system launched by India Post in collaboration with IIT Hyderabad, NRSC, and ISRO. It functions like a digital infrastructure similar to UPI, enabling precise identification of locations through a unique 10-character alphanumeric code. Each code corresponds to a grid of 3.8 meters x 3.8 meters, allowing pinpoint accuracy. The system divides India into Level-1 squares (approx. 1000 km), which are repeatedly subdivided up to Level-10 squares. Each square receives a specific label to generate a unique DigiPIN. Your geographical location is embedded directly in the code. 🔗 Official Website: https://dac.indiapost.gov.in 🔰 നിങ്ങളുടെ ഡിജിപിൻ കിട്ടിയോ? ഡിജിപിൻ എന്ന പേരിൽ ഒരു ഡിജിറ്റൽ പിൻകോഡ് സിസ്റ്റം ഇന്ത്യ പോസ്റ്റ് അവതരിപ്പിച്ചു. ഇന്ത്യയിലെ പേയ്മെന്റ് സംവിധാനങ്ങളെ ആകെ മാറ്റിവെക്കുന്ന UPI പോലുള്ള ഒരു Digital Public Infrastructure (DPI) ആയി ആണ് ഇത് വികസിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നത്. ...

📢 ഏഴാം സംസ്ഥാന ധനകാര്യ കമ്മീഷൻ: പൊതു അഭിപ്രായങ്ങൾ ക്ഷണിച്ചു 🔰 തദ്ദേശ സ്വയംഭരണ സർക്കാരുകൾക്ക് സംസ്ഥാന ധനകാര്യ കമ്മീഷൻ ഗ്രാന്റിനത്തിൽ സംസ്ഥാന സർക്കാർ നൽകുന്ന ഫണ്ടിന്റെ വിന്യാസം, തദ്ദേശ സർക്കാർ സ്ഥാപനങ്ങളുടെ പ്രവർത്തനം മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിനുള്ള മാർഗ്ഗങ്ങൾ എന്നിവയിൽ പൊതുജനങ്ങളിൽ നിന്നും ഏഴാം സംസ്ഥാന ധനകാര്യ കമ്മീഷൻ അഭിപ്രായങ്ങളും നിർദ്ദേശങ്ങളും ക്ഷണിച്ചിരിക്കുകയാണ്. ഏഴാം സംസ്ഥാന ധനകാര്യ കമ്മീഷൻ രൂപീകരിച്ച് പ്രവർത്തനം ആരംഭിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിലും, തദ്ദേശ സ്വയംഭരണ സ്ഥാപനങ്ങൾക്കുള്ള ധനസഹായം നിശ്ചയിക്കാൻ ആവശ്യമായ ശിപാർശകൾ സംസ്ഥാന സർക്കാരിന് സമർപ്പിക്കുക, വരുമാനം വർദ്ധിപ്പിക്കാൻ മാർഗങ്ങൾ നിർദ്ദേശിക്കുക, സേവനങ്ങൾ മെച്ചപ്പെടുത്തുക എന്നിവയാണ് പ്രധാന ലക്ഷ്യങ്ങൾ. കമ്മീഷൻ തയ്യാറാക്കിയ ചോദ്യാവലി www.sfc.kerala.gov.in ൽ ലഭ്യമാണ്. പൊതുജനങ്ങൾക്കുള്ള അഭിപ്രായങ്ങളും നിർദ്ദേശങ്ങളും data.sfckerala@gmail.com എന്ന ഇമെയിൽ വഴിയാണ് സമർപ്പിക്കേണ്ടത്. ചോദ്യാവലിക്ക് പുറമെയുള്ള വിഷയങ്ങളിലും അഭിപ്രായങ്ങൾ അറിയിക്കാവുന്നതാണ്. 📄 സർക്ക്യുലർ ഡൗൺലോഡ്: Click h...

🛠️ eGSPI Issue Tracker (EIM) — Submit Major Issues If you're facing major issues related to eGramswaraj , Health Grant , DSC , Vendor , Payment , or any relevant Panchayat module, please submit the details using the form below: 📌 Form Link: Submit Issue via Google Form ✅ What to Include: Admin / Maker credentials Activity Year Panchayat Code & Name Theme and Vendor Name DSC/Vendor/Payment File Number Attach screenshots and supporting documents 🔄 മലയാളം വിശദീകരണം: eGramswaraj അല്ലെങ്കിൽ Health Grant സോഫ്റ്റ്‌വെയറുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പ്രധാന പ്രശ്നങ്ങൾ EIM (eGSPI Incident Manager) വഴി അയക്കേണ്ടതാണ്. 👉 Google Form: https://forms.gle/MpY1JECjTCgqHox86 ചേർക്കേണ്ടത്: Admin / Maker ലോഗിൻ വിവരങ്ങൾ പ്രവർത്തന വർഷം പഞ്ചായത്ത് കോഡ് / പേര് Theme / Vendor വിവരങ്ങൾ DSC, Vendor, Payment ഫയൽ നമ്പർ Screenshots, Supporting Files *Form വഴി അയ...

🔔 Update: Six-Tier Accounting System in eGramswaraj (From 2025–26) One major update regarding eGramswaraj is the implementation of the Six-tier accounting system from the financial year 2025–26. A six-tier accounting system categorizes financial transactions into six levels: Major Heads, Sub-Major Heads, Minor Heads, Sub-Heads, Detailed Heads , and Object Heads . This structure helps organize and track government spending efficiently: Major Heads: Broad functions of the government (e.g., Education, Infrastructure) Sub-Major Heads: Specific sub-functions under major heads Minor Heads: Specific programs or activities Sub-Heads: Schemes related to the programs Detailed Heads: Sub-schemes within schemes Object Heads: Specific purpose or type of expenditure (e.g., Salaries, Equipment, Travel)